Istituto Nazionale di Fisica Nucleare - Sezione di Trieste - Sito per gli utenti INFN

Home > Notizie > Missioni ed acquisti, nuove procedure

Missioni ed acquisti, nuove procedure

Le procedure per missioni e acquisti tramite il nuovo sistema informatico.

Cari Colleghi,

vi prego di prestare grande attenzione a questo messaggio circolare.

Anche la nostra Sezione, come già una decina di altre unità operative
INFN, sta per passare alla gestione

  1. delle missioni per via completamente informatica
  2. della fase di proposta di acquisto per via informatica.

Allo scopo si utilizza il portale del sistema informatico INFN (link anche dalla pagina del Servizio di amministrazione della Sezione).

Calendario

Il passaggio avver in due step ed il calendario è il seguente:

  • 20/9 primo step: la nuova modalità entra in funzione per tutti i Servizi e per gli afferenti al gruppo primo
  • 11/10 secondo step: la nuova modalità entra in funzione per tutta la Sezione.

Prima di tali date gli uffici amministrativi comunicheranno a ciascuno di voi, tramite e-mail, l'username e password personali. Al primo ingresso è vostra facoltà modificare la password.

ATTENZIONE: tale password dà accesso a tutti i servizi del sistema informatico (per esempio, per i responsabili di esperimento, dà accesso alle informazioni finanziarie relative ai fondi dell'esperimento).

ATTENZIONE: Coloro che hanno già usato il sistema informatico non riceveranno il mail perche' già in possesso dell'informazione di accesso.

Missioni

Ogni fase delle missioni (richiesta di autorizzazione, autorizzazione, richiesta di rimborso, rimborso) sono gestiti attraverso il sistema informatico. In questo modo ognuno di voi puo' seguire l'iter della procedura e partire con la certezza di essere stato autorizzato. Ovviamente, e' necessario inoltrare la richiesta in tempo utile per l'espletamento della procedura stessa, quindi, come gia' in vigore attulamente, con 10 giorni di anticipo. Eventuali emergenze che richiedono missioni decise all'ultimo minuto, devono avere UN CARATTERE DI ECCEZIONALITA' e richiedono contatti specifici con gli uffici per cercar di ovviare alle difficolta' di limiti temporali abbreviati. Ovviamente, episodi di richiesta di procedure d'urgenza ripetuti con frequenza per uno stesso utente non verranno presi in considerazione.

ATTENZIONE: Non e' possibile fare richieste di missione retrodatate: il sistema non le accetta.

Acquisti

Attualmente, il sistema informatico puo' provvedere solo alla fase di proposta d'acquisto. Per l'utente, si tratta quindi semplicemente di riempire un modulo da ora in poi digitale diverso da quello in uso attualmente. Cio' nonostante, per gli uffici c'e' una notevole semplificazione e diminuzione di produzione di documentazione cartacea. Questo, ovviamente, se i moduli sono completati esaustivamente e con la massima cura.

Documentazione

Un esempio efficace di illustrazione dell'uso del sistema informatico per missioni ed acquisti e' all'indirizzo

http://www.bo.infn.it/amministrazione/oracle/istruzioni%20utilizzo%20Portale%20Oracle.pps

link anche dalla pagina del Servizio di amministrazione della Sezione (cortesia della sezione di Bologna).

Concludendo


Quando il sistema sara' utilizzato fluidamente, permettera' una gestione piu' rapida ed efficace di missioni ed acquisti. Per arrivare a cio' dobbiamo superare assieme la fase di rodaggio e vi chiedo di affrontare con spirito costruttivo qualche inevitabile disagio. Mi aspetto massimo impegno e collaborazione da parte di tutti e vi ringrazio fin da ora.
Gli uffici amministrativi sono a disposizione per aiutarvi, ma anche voi dovete aiutare loro: prendete visione della documentazione ed evitate di contattarli per domande banali le cui risposte stanno nella documentazione disponibile. Grazie.

Cordiali saluti, Silvia Dalla Torre
-- 
Silvia DALLA TORRE
DIRETTORE

Ultimo aggiornamento: 28/11/2018 

Per domande o commenti su questo sito contatta webmaster@ts.infn.it.

Immagine nella testata della pagina: raffigurazione artistica di tracce del passaggio di particelle nella BEBC, Big European Bubble Chamber (Copyright CERN).